Header
Header

مدیریت تغییر و بهبود سازمان

 

بهبود

 

ایدئولوژی، ارزش­های اجتماعی، روش­های انجام کار و بسیاری از پدیده‌های دیگر زندگی است…
علوم مختلف در چند دهه اخیر بیش از هر دوران دیگر در طول تاریخ بشر، پیشرفت کرده است. فناوری به‏طورمداوم و باشتابی بی­مانند در حال تحول و پیشرفت است و ارتباطات جدید، امکان هرگونه تماس را از هر نقطه جهان به نقطه دیگر در کوتاه­ترین مدت و با کمترین هزینه میسر ساخته است. در دنیای کنونی، بر اثر پیشرفت فناوری، طبیعت و محتوای کار به گونه­ای تغییر کرده است که نه تنها کالا و خدمتی که قبلا توسط نیروی انسانی تولید می­شد امروزه توسط دستگاه، تولید می­شود، بلکه عمل تصمیم­گیری که تاکنون توسط انسان انجام می‌شده است، درحال حاضرتا حد زیادی توسط دستگاه انجام می­شود. استفاده از انواع رایانه‌های پیشرفته و نیروی کار رایانه­ای در سازمان­ها و محیط­های کار، نمونه­هایی از اینگونه تغییرات به شمار می­آیند. آثاری که دستگاه­های پردازش الکترونیکی و نیروی کار رایانه­ای در عملکرد سازمان­ها و زندگی بشر امروز و آینده خواهند گذاشت، به تنهایی آنچنان زیاد و عظیم است که برخی از نویسندگان بزرگ در تاریخ تمدن انسان را بعد از انقلاب کشاورزی و انقلاب صنعتی،” انقلاب الکترونیکی” خوانده­اند.
کثرت تغییراتی که سازمان­ها و افراد با آنها روبه رو هستند، از چنان فشار و نیرویی برخوردار است که همچون سیلی خروشان، هر نوع مقاومتی را در هم کوبیده و همه را با خود به جلو می­برد. به بیان دیگر، وسعت و تنوع نیروی تغییری که بر پیکر سازمان­های امروزی وارد می­آید آنقدر زیاد است که برای آنها چاره­ای جز انطباق با این تغییرات باقی نمی­گذارد.
تعدادی از نویسندگان مدیریت، نیروها و فشارهای تغییررا تحت چهارعنوان زیر طبقه بندی و خلاصه کرده­اند:
۱) تغییر فناوری:
در حال حاضر، آهنگ تغییر فناوری سریع­تر ازهرزمان دیگری است.
۲) علم و دانش:
به سبب وسعت دامنه علم، رشته­های جدیدی ازعلوم موجود منشعب شده و در صحنه علم ظاهر شده­اند.
۳) کهنگی محصول و خدمت:
محصولات، برنامه­ها و روش­های ارائه خدمات، تحت تاثیر تغییرات فناوری و پیشرفت علم و دانش، کهنه و منسوخ می­شوند.
۴) تغییر اجتماعی:
انتظارات و ارزش­های فکری کارکنان نسبت به نسل­های گذشته تغییر کرده است.
عوامل بالا گوشه­ای از تغییرات بی­شماری است که مدیران امروز با آنها مواجه ­اند. لازم به تاکید است که این تغییرات با چنان سرعت فزاینده­ای حادث می­شوند و آنچنان متعدد و متنوعند که گاه نظام­های اجتماعی و اداری قادر به همگامی و انطباق با آنها نیستند. به همین دلیل، امروزه بزرگ­ترین مسئله­ای که هر سازمان با آن رو به روست، مسئله تحول و دگرگونیست. از این روست که مدیریت تغییر یکی از مهم­ترین مباحث علم مدیریت به شمار می­رود.
از طرف دیگر، قبول تحول و تحقق بخشیدن به آن از مهم­ترین لازمه­های بقا و رشد هر سازمان است، زیرا هر سازمانی، نظامی فرعی از یک نظام اجتماعی و یک نظام بزرگتر جهانی است و هنگامی که مجموع یک نظام در حال تحول و پیشرفت است، نظام­های فرعی نیز ناگزیر باید خود را با تحولاتی که در نظام بزرگتر پدید آمده است، همگام و هماهنگ کنند، با توجه به مطلب فوق می­توان گفت که مدیران امروزی با دو مسئله اساسی رو به رو هستند.
مسئله اول این است که چگونه سازمان خود را در جهتی توسعه دهند که بهتر بتواند با تغییرات و تحولات محیط هماهنگ شود، مسئله دوم اینکه چگونه انرژی و منابع انسانی سازمان را در جهتی هدایت کنند که ضمن تحقق اهداف سازمان و انجام ماموریت­های سیستم، نیازهای کارکنان نیز تامین شود. در چند دهه اخیر، مدیران روز به روز بیشتر متوجه این حقیقت شده­اند که کوشش­های پراکنده و جزء به جزء برای حل مسائل پیچیده سازمانی، کافی نیست. امروزه برنامه­ریزی همه جانبه و وسیع­تری لازم است، به نحوی که راهبردهای هماهنگ شده­ای را برای پرورش فضای سازمانی، روش کار، روابط افراد، نظام­های ارتباطی و اطلاعاتی در برداشته باشد و با شرایط و الزامات قابل پیش­­بینی و غیرقابل پیش­بینی سال­های آینده منطبق و سازگار باشد. به سبب این نیاز است که بهبود سازمان یا به عبارت دیگر، مساعی سیستماتیک برای تغییر برنامه­ریزی شده، پای به عرصه وجود نهاده و امروزه از اهمیتی ویژه در علم مدیریت برخوردار است.
● معنی و مفهوم بهبود سازمان
اصلاح بهبود سازمان به نوعی تجدید نظر اصولی در سازمان دلالت دارد، تجدید نظری که بر نظام­های ارزشی، اعتقادات و طرز تفکر موجود در داخل سازمان به گونه­ای اثر گذارد که سازمان بتواند خود را با شتاب فزاینده تغییر، بهتر منطبق و هماهنگ کند، این اصطلاح چنان که از معنی ظاهری آن پیداست، به بهبود و پرورش توانایی­های سازمان توجه دارد.
تا حدی که سازمان بتواند به سطح مطلوبی از عملکرد و ایفای نقش برسد و این سطح را حفظ کند. بهبود سازمان، جریان مداوم مشکل­گشایی است و انجام آن مستلزم همکاری اعضای سازمان و کارشناسان علوم رفتاری است. از دید بهبود سازمان، حتی سازمان­هایی هم که در حال حاضر در سطح رضایت بخش عمل می­کنند، جایی برای بهبود وپیشرفت بیشتر دارند. بهبود سازمان، فرایندی از تغییر برنامه ریزی شده­است که بیشتر در اطراف تغییر”فرهنگ سازمانی” دور می­زند. تغییر برنامه­ریزی شده علاوه بر ساختار سازمان، فرایندهای حساس اطلاعاتی، تصمیم گیری، برنامه­ریزی و ارتباطات را نیز در بر می­گیرد. همچنین انتقال از یک فرهنگ سازمانی مقاوم در برابر تغییر به فرهنگی که برنامه ریزی برای مقابله و تطبیق با تغییرات را تشویق کند نیز از جمله مواردی است که بهبود سازمان به آن توجه دارد.
● اهداف برنامه­ های بهبود سازمان
به طور کلی در فعالیت­های بهبود سازمان اهداف زیر دنبال می­شود:
۱) پرورش نظامی مستعد برای رشد و خود سازی
۲) افزایش سلامت و اثربخشی سازمان اعم ازکل سازمان یا قسمتی از سازمان و یا نظام­های موقت مانند کمیته­ها و امثال آنها.
۳) ایجاد فضایی که در آن رقابت ناسالم بین گروه­ها و واحدهای سازمان کاهش یافته و همکاری و اشتراک مساعی بین آنها افزایش یابد.
۴) ایجاد فضایی که در آن برخوردها و تضادها تحت کنترل درآید و بخوبی اداره شود.
۵) ایجاد فضایی که در آن تصمیم گیری بیشتر براساس اطلاعات صورت گیرد، نه بر اساس نقش سازمانی یا سمت
۶) ادغام و یکسان­سازی اهداف فردی با اهداف سازمانی
۷) تغییر فرهنگ گروهی و سازمانی به گونه ­ای که مقاومت در برابر تغییر را به حداقل برساند و برنامه­ ریزی و آینده نگری را تشویق کند.
۸) پرورش دادن گروه­ های کارامد
۹) آموزش و پرورش افراد به ویژه مدیران و افرادی که دارای مشاغل حساس هستند.
۱۰) ایجاد فضایی که در آن کارکنان بتوانند عقاید و ایده­های خود را آزادانه ابراز کنند و در حل مسائل گروهی و سازمانی مشارکت داشته باشند.
۱۱) ایجاد نظام تشویق پاداش که هم به تامین اهداف و ماموریت­ های سازمان توجه داشته باشد و هم به پیشرفت و رشد شخصی کارکنان
۱۲) کمک به مدیران در پیاده کردن روشی که مدیریت برمبنای هدف اعمال شود نه مدیریت بر اساس عملکرد گذشته و هدف­های نامرتبط با وظایف و مسئولیت­ها
۱۳) ایجاد روحیه خود هدایتی و خود نظمی درافراد و گروه­ها

مطالب مرتبط: